UNIDAD 3 “FUNDAMENTOS DE LAS RELACIONES PUBLICAS”

3 .1 ANTECEDENTES
Las relaciones públicas son un fenómeno social y en todo tiempo y en todo lugar se han dado manifestaciones de esta actividad, ya que el hombre nace con impulsos y objetivos de dependencia y asociación en grupos más o menos formales y amplios.
Durante la primera mitad del siglo XX las relaciones públicas eran concebidas como una técnica para conseguir el favor de los públicos que rodeaban a la organización. Después los empresarios notaron la necesidad de atender, además de las demandas y reclamos de los clientes y usuarios; también las exigencias, puntos de vista y opiniones de las demás personas participantes en el proceso socioeconómico de la empresa, surgiendo así las relaciones públicas como una función psicosocioadministrativa determinante para la conciliación de intereses, actividades y opiniones de todos los públicos participantes en la actividad empresarial cotidiana.

3.2 CONCEPTO E IMPORTANCIA
Las Relaciones Públicas se definen como un esfuerzo planeado que realiza la organización para influir sobre las actitudes y opiniones de un grupo específico que pueden ser: clientes, accionistas, gobierno, proveedores entre otros. Constituyen un elemento clave como conjunto de herramientas de la mercadotecnia que ayudan a promover lo que se quiere vender con: seriedad, compromiso y atención.
Es muy importante que las personas o el departamento encargado de las Relaciones Públicas dentro de una empresa mantengan la consistencia de la imagen de dicha organización y sobre todo mantener una excelente comunicación con su entorno.

3.3 FUNCION DE LAS RELACIONES PÚBLICAS
Toda actividad de relaciones públicas tiene como finalidad principal la gestión de la imagen institucional, mediante el desempeño de las siguientes funciones:
· Gestión de las comunicaciones internas: Es de suma importancia conocer a los recursos humanos de la institución y que éstos a su vez conozcan las políticas institucionales, ya que no se puede comunicar aquello que se desconoce.
· Gestión de las comunicaciones externas: Toda institución debe darse a conocer a sí misma y a Sus accionistas. Esto se logra a través de la vinculación con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicación.
· Funciones humanísticas: Resulta fundamental que la información que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del público es la que permite el crecimiento institucional.
· Análisis y comprensión de la opinión pública: Edward Bernays, considerado el padre de las relaciones públicas, afirmaba que es necesario manipular a la opinión pública para ordenar el caos en que está inmersa. Es esencial comprender a la opinión pública para poder luego actuar sobre ella.
· Trabajo conjunto con otras disciplinas y áreas: El trabajo de toda relación pública debe tener una sólida base humanista con formación en psicología, sociología y relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas.

También es importante el intercambio con otras áreas dentro de la comunicación como pueden ser la publicidad o el marketing. Si bien estas últimas tienen fines netamente comerciales, debe existir una coherencia entre los mensajes emitidos por unas y por otras para así colaborar a alcanzar los fines institucionales.

COMUNICACION EXTERNA

COMUNICACIÓN EXTERNA:
La comunicación exterior de una empresa es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo del negocio, así como a proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades, productos y servicios.


FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA
La comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna.

Entre ellas además debe existir una alta integración. Aunque la comunicación externa quede vinculada a departamentos tales como relaciones públicas y prensa, marketing, investigación de mercados, comunicación corporativa, etc. todos los miembros de la organización pueden realizar funciones de comunicación externa y de difusión de la propia imagen de la organización. Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas se sienten identificadas con la organización y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera. A la vez, la imagen que transmite la organización a la sociedad condicionará la satisfacción de ciertas necesidades de status y prestigio de sus empleados. Cuando la persona trabaja en una empresa sólida, importante, preocupada por los problemas sociales y que transmite una buena imagen social; en cierta medida se siente también realizada en su consideración social, incrementándose asimismo su sentimiento de pertenencia.


BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Existen cuatro barreras que afectan a la comunicación dentro de la organización y estas son:

1. Filtración: Se refiere a la manipulación de la información para que de esta manera sea vista de manera más favorable por el receptor.

2. Percepción Selectiva: Es debido a que los receptores en el proceso de comunicación ven en forma selectiva y escuchan basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes y otras características personales.

3. Defensa: Cuando la gente se siente amenazada, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr el entendimiento mutuo. Esto es, se vuelve defensiva, se compromete en comportamientos como atacar verbalmente a otros, hacer comentarios sarcásticos, ser excesivamente juiciosa y cuestionar los motivos de los demás.

4. Lenguaje: La palabra significa diferentes cosas para diferentes personas. Los emisores tienden a asumir que las palabras o términos que emplean significan lo mismo para el receptor y para ellos.

Comunicación Externa
Se le llama así al conjunto de actividades, métodos y estrategias que se utilizan para crear mensajes y relaciones dirigidas al público en general al que se dirige la organización, Todas estas con el fin lograr una buena imagen del negocio y realizar altas ventas de sus bienes o servicios.

Funciones de la Comunicación Externa
Esta tipo de comunicación es tan importante y necesaria como la comunicación interna, ya que esta va dirigida hacia el público que es el que va decidir si comprar los productos de la organización. Motivo por el cual es importante proyectar una buena imagen y mantener una comunicación adecuada.
Es por esto que el personal que labora en la empresa tiene el compromiso de de crear buenas relaciones de trabajo para que se note que tienen muy bien definido que el trabajo en equipo es mejor para lograr las metas que se proponen día tras día.
Cuando a los trabajadores les gusta la labor que realizan y mejoran sus relaciones pueden proyectar una imagen sana y positiva de la organización. Este tipo de comunicación requiere que se creen lazos con la prensa, los compradores, el mercado, proveedores, para que se sientan satisfechos de que el negocio esta preocupado por la sociedad y por mantener un ambiente agradable desde los trabajadores hasta el público en general.


Barreras de la Comunicación Organizacional
En este tipo de comunicación existen 4 barreras que impiden sea eficiente, estas son:

Filtración: Esta es cuando se manipula la información para que el receptor la capte de manera más positiva.

Percepción Selectiva: Se refiere a que el receptor percibirá de manera selectiva el mensaje, basados en las necesidades que tengan, la experiencia y sus características personal, entre otras.

Defensa: Si la persona se siente amenazada, es decir, si se siente ofendida con algún mensaje que se le acaba de transmitir o con el comportamiento de alguna otra persona, se pone a la defensa, crea una barrera que le impide comprender la información, hace comentarios duros, prejuicios y cuestiona lo que los demás hacen.

Lenguaje: Se refiere a que no todos comprendemos las palabras que los demás utilizan. Si el emisor transmite un mensaje y no usa el lenguaje con el que el receptor esta familiarizado, se creara confusión en lo que quiso transmitir.

COMUNICACION ORGANIZACIONAL

24/SEP/09

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
“Es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes”.
La ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL está conformada por tres elementos:
· COMPLEJIDAD
· FORMALISMO
· CENTRALIZACION

COMPLEJIDAD: Se refiere al grado en que las actividades de la organización se descomponen o diferencian.
FORMALISMO: Se refiere al grado en que se usan reglas y procedimientos y, al grado de estandarización de los trabajadores de la organización. Si en puesto es muy formal la persona que ocupa el cargo tendrá poca libertad de decidir que se hará, cómo y cuándo.
CENTRALIZACION: Se refiere al grado en que la toma de decisiones se concentran en solo un punto de la organización. El concepto solo incluye la autoridad formal es decir, los derechos inherentes a la posición de alguien.

TIPOS DE COMUNICACIÓN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES
FORMAL-INFORMAL
INTERNA-EXTERNA
INTERNA: La que se da dentro de la organización de un grupo a otro entre la comunicación de los departamentos.
EXTERNA: La que se da entre proveedores, clientes, que no están dentro de la organización, pero que participan para el logro de los objetivos

GRUPOS DE TRABAJO COMUNICACIÓN: Se define como dos personas o más que interactúan son interdependientes y se han unido para alcanzar objetivos particulares, pueden ser formales o informal. Los grupos de trabajo también determinados por la organización están constituidos por las personas que trabajan unidas en la ejecución de una actividad laboral, las personas se unen en grupos por razones ligadas a nuestras necesidades tales como NECESIDAD DE SEGURIDAD, STATUS, AUTOESTIMA, AFILIACION, PODER U OBTENCION DE METAS.

ORGANIZACION FORMAL E INFORMAL

ORGANIZACION FORMAL (OFICIALIZADA):
Es la comunicación basada en una división del trabajo racional en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan los procesos.
Es la comunicación presentada formalmente a travez de manuales de organización, descripción de cargos, organigramas, de reglas y de procedimientos, así como a travez de oficios, cartas, memorandums, fax, correos electrónicos.

ORGANIZACION INFORMAL:
Es la organización que emerge espontanea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre si como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama o en cualquier otro acto formal.
Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de cargos.
La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

Barreras de la Comunicación

En el proceso de comunicación se pueden presentar algunos obstáculos que la dificultan y es necesario detectarlos a tiempo para evitarlos y para lograr que la comunicación sea eficiente; a estos obstáculos se les conoce como barreras de la comunicación y están clasificadas de la siguiente manera:

SEMANTICAS
Es la parte de la lingüística que se encarga de estudiar el significado de las palabras; muchas de ellas tienen oficialmente varios significados. El emisor puede emplear las palabras con determinados significados, pero el receptor, por diversos factores, puede interpretarlas de manera distinta o no entenderlas, lo cual influye en una deformación o deficiencia del mensaje.

FISICAS
Son las circunstancias que se presentan no en las personas, sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación: ruidos, iluminación, distancia, falla o deficiencia de los medios que se utilizan para transmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, televisión, etc.

FISIOLOGICAS
Son las deficiencias que se encuentran en las personas, ya sea del emisor (voz débil, pronunciación defectuosa) o del receptor (sordera, problemas visuales, etc.) que son factores frecuentes que entorpecen o deforman la comunicación.

PSICOLOGICAS
Representan la situación psicológica particular del emisor o receptor de la información, ocasionada a veces por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor, según sea el caso, o incluso al mensaje que se comunica; la deficiencia o deformación puede deberse también a estados emocionales (temor, odio, tristeza, alegría) o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se le dice, no lea lo que está escrito, no entienda o no crea lo que oye o lee.

ADMINISTRATIVAS
En el aspecto administrativo, las barreras pueden ser por la falta de planeación, supuestos no aclarados, distorsiones semánticas, expresión deficiente, pérdida en la transmisión y mala retención, escuchar mal y evaluación prematura, comunicación impersonal, desconfianza, amenaza y temor; periodo insuficiente para ajustarse al cambio; o sobrecarga de información.